北京科技大学短期（90天以内，不含）因公出国境办理说明
（本文解释权为国际处，本文依据北京市、外交部、教育部、使馆、学校的相关规定）
短期因公出国境办理流程（依据：根据北京市办理出国境流程要求）
1. 办理北京市批件
2. 办理护照（取得北京市批件后）
3. 办理签证（取得北京市批件后）
办理北京市批件所需要的材料（依据：根据北京市外办要求）
1. 外方邀请函（3份）依据：北京市外办要求、外交部要求、使馆要求
根据不同国家邀请函格式要求不同，一般需要写明出访人姓名、详细访问目的、出访的具体时间、个别国家（德国、日本）需要同时出具详细的访问日程，办理北京市批件时，出具邀请函复印件即可。但办理签证时很多国家都需要邀请信原件（邀请信原件是指外方邮寄过来的亲笔签名的邀请信，彩色打印的不是原件）。有些国家还需要本土文字的邀请函（例如韩国需要韩文的邀请函、日本邀请函为“招聘保证书、身元保证书、滞在日程表”，如果是教授邀请的还需要日方教授本人的在职证明”）。
2．外方邀请函的中文翻译件（2份）依据：北京市外办要求
邀请函中文翻译件必须按照外方邀请函的格式逐字翻译成中文，除签名外，都必须是中文。日本邀请信的几份文件都必须按照原格式进行翻译。
3．北京科技大学出国境审批表1份依据：北京科技大学出国境管理规定
此表是申报出国境的重要依据，请逐项填写，不得有空项。请按照表中的式样及要求填写，不得在中文填写的地方出现英文，填写英文时不得用缩写，一旦填写错误或者填写不全，将会影响您的出访申办。填好此表后，请发至邮箱ygcg@ustb.edu.cn。邮件名称请写清楚出访人姓名，如果不发邮件将会耽误您办理下一步任务。
此表请先到出国境人员单位，请主管领导签字（签名章将会被退回，依据：北京市外办要求）；出访人员单位主管领导按上级要求必须对出访人访问前、访问中、访问后进行监管。出访前：签字审批时必须知道出访人的出访任务是否符合本人的专业、日程、时间安排是否合理、出访内容是否真实有效，邀请单位、邀请人是否符合要求。出访中：及时了解出访人员在外情况，是否按照出访日程进行工作。出访后：及时了解出访成果的转化，至少在一个学期内，组织一次到两次的出访成果转化报告。（依据：北京外办要求）
此表请按照级别及组织程序，分别到各级管理部门签字、盖章。
4．中文日程表（依据：北京市外办要求）
请按照邀请信以及实际出访天数前面允许加一天路程，后面加两天路程填写，如需到南美洲的国家飞机时间较长，启程日期可以加两天，但必须提供依据。请注意，并不是所有的出访都是按照邀请信的时间，请按照实际访问时间填写，但不能超出邀请所提供的时间范围。在外行程需与上报日程相符，一旦发现在外做与上报日程不符的事，将会受到严格的处理。（北京市外办要求）
中文日程请按每天上下午写明出访任务、访问内容以及预期效果，不能只写学术交流等，须把句子写完整，例如：上午到XXX大学实验室交流，交流的内容是什么。（依据北京市外办要求）。
参加国际会议日程须写明会议名称，会议主题、内容以及本人姓名、发言的时间、报告名称等。无论文的参会者须另纸写说明为何无论文参会。参加会议人员需提供论文英文接收函、或邮件并翻译成中文（邀请信中提到接受论文被接受也可以）。还需提供论文摘要的中英文文件。
中文日程表必须出访人本人签字，签名章无效。
5．因公临时出国任务和预算审批意见表（依据：北京市外办要求）
此表请按照我处网站上的样表进行填写，如有多人同团出访时，请填写一份，表中下方费用预算一栏，请按照财政部下发的前往各个国家的费用标准换算成人民币进行填写，不按标准填写将会被退回或不被批准。其中其他费用一栏，请填写其他费用名目，例如：会议注册费、护照签证费、展位费等，不能随意填写无关费用。
填好后，凭科研处或各单位经费审批表到财务处办公室请处领导签字，加盖财务章。请提交一份原件一份复印件。
6．出访须知（依据：北京市外办要求）
多人同团出访时，请行政级别最高的同志担任团长。一个人出访，由本人担任团长。团长负责全团出访任务的真实性以及执行情况，保证全团人员的出访实效性。请团长在出访须知上签名，签名章无效。提供2份。
7．出访人员备案表（依据：北京市外办、北京市委组织部要求）
此表即原来的政审批件，请咨询人事处师资科。（一份原件，一份复印件）
8．身份证复印件3份（依据：北京市外办要求）
（1）身份证复印件是北京市办理批件、护照、签证的重要依据和所需材料之一，请提供和原身份证大小一样并且清晰的身份证复印件，复印不清晰或者和原来大小不一样，将会影响您办理相关的出访手续。
（2）持非京籍身份证人员，如工作需要出访的，请提供满一年以上的学校正式合同、在京居住证以及本单位出具的详细说明。
9．其他（依据：北京市外办要求）
60岁以上出访人员需提供健康证明（健康证明表在我处网站上，打印后，到校医院进行体检）、人事处出具的在职证明（在人事处师资科办理）、学校同意出访函（我处网站上有样表，打印后不用盖章，交到我处即可）。提供一份原件一份复印件。
10．注意事项
（1）北京市外办、教育部、外交部要求，因公出国境本着谁签字谁负责的原则，请各个负责签字的各级领导严格审批，一旦出现弄虚作假或者出访人不按照审批的任务、路线、时间进行活动，北京市、教育部、外交部、学校将会对本人以及签字人追究责任。
（2）无因公出访任务，不能办理因公护照。
（3）不得无故取消已经批准的出访任务，北京市外办要求，已批准的出访任务，不得因课程安排等原因取消出访任务（因为课程并不是在申报出国时才安排的），请申报出访任务前，认真选择有效出访时间。如遇特殊情况需要取消任务时，必须在启程日期前申报。
（4）我校教职工因公出国是教育部委托北京市进行审批，所以，既要执行教育部出国境的相关规定，又要符合北京市、外交部的要求，请出国人员严格按照以上规定申报材料，缺一不可。
（5）学校国际处尽可能的做好与北京市、教育部、外交部的沟通工作。
（6）按照北京市外办要求，办理因公出国境手续，请至少提前40天提交材料。如果前往多个国家或者有特殊规定和要求的国家还需提前更长时间，如果少于上述时间提交材料将不被受理。
（7）出国境执行科研、学术交流等，按照北京市外办新的规定，必须有支持此次出访的文件或项目书支持。需提供相关科技项目书，科技协议等。
